Par Artus de Longuemar, expert Intelligence Collective vous partage ses astuces pour vos ateliers collaboratifs à distance !

 Retrouvez plus de détails sur l'infographie dans notre article 👉 https://lnkd.in/etwWUA4

 Introduction

Le travail collaboratif ne sert strictement à rien ! Surtout à distance et en temps de crise SAUF si vous souhaitez maintenir un travail productif sans…# être seul(e) à porter toutes les responsabilités ;# être seul(e) à assurer la sérénité de vos équipes.

Un principe fon-da-men-tal : le travail collaboratif ne s’apprend pas, on sait tous déjà faire !En revanche, il ne peut fonctionner que sous certaines conditions. Votre rôle est donc d’assurer le cadre qui permet son fonctionnement. 

 Très bien ! Alors, comment y arriver concrètement ?

Le plus important : quelqu’un doit prendre le rôle de facilitateur(ice).Il/elle anime la séance, aide la prise de décisions, garantit l’échange constructif entre membres de l’équipe, … Bref, le facilitateur garantit l’expression de l’intelligence collective : il ne donne pas les réponses, il garantit le cadre qui permet aux réponses d’émerger d’elles-mêmes. Un rôle clé qui est un vrai métier ! Faites appel à des pros pour vous conseiller et apprenez-le en testant !

 

 1. FIXEZ CLAIREMENT LES OBJECTIFS ET LA RAISON DE VOTRE ATELIER

Quel projet sert-il ? A quelle vision de l’entreprise se rattache t-il ? Établissez ces objectifs et envoyez le déroulé en amont de l’atelier (et si possible la présentation des participants pour savoir qui sera connecté). Plus les informations en amont sont claires, plus le lancement de l’atelier sera facile ! Vous pouvez aussi prendre 10min pour ajuster ces objectifs avec les participants au démarrage de l’atelier : une garantie pour encore plus d’engagement des participants.

 

2. PENSEZ À L’INCLUSION DES PARTICIPANTS

Oui c’est possible en digital et toujours aussi important pour que chaque participant se sente impliqué !Plusieurs possibilités : jusqu’à ~10 participants, un tour de table “classique” fonctionne bien (au-delà de 10 participants le temps du tour de table risque d’être long). Soyez court et usez de la particularité d’être en ligne (par exemple chacun peut expliquer dans quelle pièce il/elle se situe chez soi, cela rend l’inclusion plus fun). Quelque soit le nombre, vous pouvez aussi gérer l’inclusion de chaque participant à mesure qu’il/elle se connecte – ou bien dès qu’une personne prend la parole pour la première fois en demandant qu’elle s’introduise en 3 mots.

 

3. ÉTABLISSEZ LES CONDITIONS DE TRAVAIL…

avec les participants (personnellement j’aime les 3S (S’écouter, S’exprimer, Silence ). Le simple fait de discuter ces normes créé la “sécurité psychologique” indispensable à la co-construction, à la créativité de chacun. Cela vous prendra 3 min en tout début d’atelier et est aussi un essentiel pour garantir la qualité de votre travail collaboratif.

 

4. RÉPARTISSEZ LES RÔLES ENTRE PARTICIPANTS…

avec a minima quelqu’un qui prend celui de facilitateur comme nous l’avons vu plus haut et d’observateur (initie un tour de prise de recul à la fin de l’atelier – qu’est-ce que je retiens ? qu’est-ce qui m’a marqué ?,…). Prenez 3 min en début d’atelier pour répartir ces rôles.

 

5. ALTERNEZ TEMPS D’INFORMATIONS DONNÉS PAR L’ANIMATEUR OU LES INTERVENANTS, DONC PLUTÔT « DESCENDANTES » ET LES MOMENTS OÙ LES PARTICIPANT(E)S DOIVENT SE MOBILISER

Un peu sur le format de la méthode « Tabata » utilisée en sport. Plus les temps de co-construction et d’implication des participants sont nombreux plus l’engagement sera fort – et c’est d’autant plus important à distance où l’on peut facilement “décrocher”.

 

6. VARIEZ ENTRE DES TEMPS EN PLÉNIÈRE ETDES TEMPS EN SOUS-GROUPES DANS DES SALLES VIRTUELLES

Prévoir les groupes en amont pour ne pas perdre de temps. En tant qu’animateur, vous pouvez passer d’une salle virtuelle à l’autre pour voir comment les groupes avancent et ajuster les consignes si besoin. Tout comme dans un atelier classique, prenez soin de faire des temps de réflexion individuelle, puis des temps de partage en sous-groupes avec un rapporteur qui présente les idées de son groupe en plénière.

 

7. UTILISEZ RÉGULIÈREMENT LA FONCTIONNALITÉ « SONDAGES »…

pour impliquer les participant(e)s et saisir les ressentis. Vous pouvez en proposer plusieurs pendant la séance, gardez cependant la question simple et directe pour que les résultats arrivent vite et ainsi éviter de perdre la dynamique du groupe. Les questions posées peuvent être les mêmes que celles à l’agenda de la réunion; l’anonymat permettra d’avoir des éléments complémentaires à la discussion entre participants.

 

8. NE NÉGLIGEZ PAS LES TEMPS DE PAUSE

Impossible de faire 4h de suite ! Le temps entre les pauses dépendra du format et du nombre de participants. Avec 50 participants et un format “descendant”, les pauses seront fréquentes pour “recharger” les capacités de chacun à écouter. A l’inverse, avec 6 participants en mode purement collaboratif vous pouvez travailler 1h30 sans pause, l’énergie s’auto-entretient! 

 

9. CHOISISSEZ LES OUTILS DE TRAVAIL ADAPTÉS À VOS OBJECTIFS

A minima un outil de visio conf qui vous plaît et qui fonctionne avec tous les types de connexions. Prévoyez aussi les outils qui vous permettront d’être aussi visuel que possible pour que tout le monde puisse voir les idées émergentes des autres. Pour cela vous pouvez inciter chaque participant à ouvrir “Google Slides” ou un équivalent et partagez leur écran aux moment opportuns de la réunion. Vous pouvez aussi utiliser des outils de tableau blanc virtuel comme Miro.

 

10. PROPOSEZ UN QUESTIONNAIRE DE SATISFACTION EN FIN D’ATELIER

Vous pouvez tout à fait l’envoyer par mail après, mais je vous suggère plutôt d’envoyer le lien sur le « chat »  juste avant de dire au revoir aux participants et ainsi garantir les réponses. Faites en sorte qu’il soit remplissable en 1 min chrono avec par exemple 2 questions où l’on donne une note à l’animation, à la bonne tenue des objectifs et une question ouverte où l’on peut suggérer une idée, un axe d’amélioration.

 

 BONUS 1 – Trois exemples de mise en œuvre que vous pouvez tester dès aujourd’hui :

1. Proposez une visioconférence pour décider du rythme à donner à la reprise

=> Où 20 volontaires peuvent s’inscrire parmi vos collaborateurs-clients-partenaires.=> Nommer un animateur qui facilite la conversation et synthétise les actions entendues.=> Nota : oui, les outils en ligne permettent d’atteindre la même qualité d’interaction qu’en personne, voir ici quelques exemples : https://bit.ly/outilsvisiocovid$

2. Proposez 3 thèmes d’apprentissage à distance

=> Pour maintenir le moral et utiliser le temps à bon escient.=> Faites appel à des collaborateurs ou des offres externes pour le diffuser à toute  l’entreprise.=> Certains collaborateurs sont peut-être doués pour l’un des thèmes et seraient ravis de partager leur expérience aux autres? 

3. Organisez des groupes de travail autonomes

=> Proposer des groupes  de 5 à 8 collaborateurs.=> Pour revoir votre marketing / votre design produit / votre marque employeur.=> Chaque groupe apprend la gestion autonome, vous testez un nouveau mode de management.=> Nota :  Autonome ne veut pas dire “on fait ce que l’on veut”. Avant de démarrer, on établit des règles avec le groupe pour assurer la cohérence du travail.

 

 BONUS 2 – Trois alternatives à Zoom / Google Hangouts / Skype :

1. Essayez Jitsi : sans inscription, facilité d’utilisation et gratuit quelque soit le temps passé et le nombre de participants.

2. Essayez Whereby : bonne qualité, gratuit jusqu’à 4 participants, même si demande inscription.

3. Essayez Livestrom : français et haute qualité !